こんにちは、学びライフ運営者のかずまるです！
今回は、生徒会活動の中でも特に大切な「議事録（ぎじろく）」について解説します。
会議のたびに「どうまとめたらいいの？」「何を書けば正解なの？」と悩む人も多いと思います。
実は、議事録はただ“記録する”だけではなく、
学校全体を動かすための「共有ツール」です。
この記事では、
・議事録の基本ルール
・ 書くときのポイントとNG例
・ 実際に使えるテンプレート
をまとめました。
ちなみに生徒会の会議についてはこの記事を読む前に、以下の記事も是非読んでみてください。
【保存版】生徒会の議題ネタ50選｜会議で意見が出ないときに使えるアイデア集 – 学びライフ
そもそも議事録って何のためにあるの？
生徒会の議事録は、
- 会議の内容を正確に記録する
- 出席できなかった人に共有する
- 次回以降の話し合いをスムーズにする
ための“証拠”でもあり、“引き継ぎ資料”でもあります。
つまり、議事録をしっかり残すことで――
「誰が・何を・いつまでに・どうするか」
が明確になり、行事のミスや連携ミスを防げるのです。
私自身、議事録を丁寧にまとめるようになってから、
先生との確認や後輩への引き継ぎが格段にスムーズになりました。
引き継ぎのついては以下の記事が参考になるかと思います。ぜひ読んでみてください
【保存版】生徒会の引き継ぎ完全ガイド｜スムーズなバトンタッチで次代につなげよう – 学びライフ
議事録に書くべき基本項目
まずは、どんな内容を記録すれば良いかを整理しておきましょう。
以下の7項目を押さえておけば完璧です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| ① 日付 | 〇年〇月〇日 |
| ② 会議名 | 生徒会定例会・文化祭実行会など |
| ③ 出席者 | 役職ごと（会長・副会長・書記・顧問など） |
| ④ 議題 | 会議で話し合うテーマ（例：文化祭準備の進捗） |
| ⑤ 内容 | 各発言・意見・決定事項を簡潔にまとめる |
| ⑥ 決定事項 | 今後の行動・担当者・期限などを明記 |
| ⑦ 次回予定 | 日時・目的などを記載 |
ポイント：
「発言をすべて書く」よりも、「結論と理由」を中心に残すことが大事です。
校内でスマホが使えない学校などは生徒会室のパソコンか、会議の最中にメモを取って後でまとめておくようにしましょう。
もしも、校内でスマホを使える場合はAIを活用するとより良い議事録を作成することが出来る化と思います。
議事録の書き方とコツ
① 文章は“誰が読んでも分かるように”
会議に出ていなかった人が読んでも理解できるように、
主語（誰が）と要点（何を決めたか）を明確に書きます。
例：
×「ポスターの案について話し合った」
○「広報委員からポスター案が提案され、A案を採用することが決定した」
「いつ・誰が・どうする」が分かると、行動に移しやすくなります。
② 発言は“要約して整理”
議事録はスピード重視。
発言をすべて書き取るのではなく、主旨をまとめることがコツです。
例：
「文化祭のテーマ案として3つの候補が出された。投票の結果、A案に決定。」
これで十分伝わります。
③ 書きながら整理する「見出し形式」を使う
議題ごとに見出しをつけておくと、読み返しやすくなります。
【議題1】文化祭のスローガン決定
【議題2】当日の役割分担
【議題3】次回までの準備事項
先生や他の役員が後から見ても、すぐに確認できます。
引き継ぎとしてもそのまま使えるようになるので、見出しを付けておくのを習慣にすると良いかもしれません。
実際に使える議事録テンプレート
以下はそのままコピーして使えるテンプレートです
WordやGoogleドキュメントなどに貼って編集できます。
生徒会議事録（テンプレート）
日付： 〇年〇月〇日（〇曜日）
会議名： 生徒会定例会／〇〇実行会
出席者： 会長、副会長、書記、各委員長、顧問 ほか
【議題1】（例）文化祭のスローガンについて
内容：
- 各クラスからの案を共有
- 投票の結果、「〇〇〇〇」を採用
決定事項：
- ポスター制作を〇〇委員会が担当
- 期限：〇月〇日まで
【議題2】（例）当日の動きについて
内容：
- 受付担当：生徒会役員
- 司会担当：会長・副会長
- 準備開始時間：〇時〇分
決定事項：
- 準備開始の放送を生徒会放送係が担当する
次回予定：
〇月〇日（〇曜日）放課後／生徒会室にて次回会議予定書記： （名前）
よくあるミスと改善ポイント
| ミス例 | 改善方法 |
|---|---|
| 会議の流れをそのまま書いて読みにくい | 議題ごとに整理して記録する |
| 発言をすべて書こうとして混乱 | 要点・結論をまとめる |
| 誰が発言したか分からない | 主語（発言者）を明記 |
| 決定事項が抜けている | 最後に「やることリスト」を必ず入れる |
学生時代に議事録を書く経験をしている人はなかなか居ないので、今のうちに沢山失敗しておくことをおすすめします！
デジタル化で議事録がもっと便利に
最近では、Googleドキュメントや共有フォルダで議事録を作成する学校も増えています。
複数人でリアルタイムに編集できるため、
- 会議中に書記＋サポート役で分担
- 顧問の先生が即チェック可能
- 次の年度にもデータで引き継げる
というメリットがあります。
私の生徒会では、議事録をUSBメモリに保存し、
各行事ごとにフォルダ分けして次年度の役員へ引き継いでいました。
「いつでも見返せる仕組み」をつくっておくと、本当に助かります。
ただ、ファイルを分かりやすくまとめておくのを忘れないようにしましょう。
議事録を書くときに大切にしたい心構え
議事録は単なる“書類”ではありません。
それは、生徒会の「考えの軌跡」です。
- どんな想いで話し合ったか
- どうしてその決定に至ったのか
- 次の世代に何を伝えたいのか
それを残すことこそ、書記や記録係の大切な役割です。
そして、丁寧に書かれた議事録ほど、次の代の活動を助けてくれます。
まとめ｜議事録は「次の行動への地図」
- 議事録は“情報共有と引き継ぎ”のためのツール
- 「誰が・何を・いつまでに」だけは必ず明記
- 結論を簡潔に、読みやすく整理する
- データで管理すると便利
書記の仕事は地味に見えて、実は組織を支える最も重要な役割です。
あなたの一枚の議事録が、次の会議を、そして学校全体を動かします。
以下の記事も是非読んでみてください。
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